A Importância das Procurações em Assembleias Condominiais: Cuidados Essenciais para Administradoras e Síndicos

A participação em assembleias condominiais é fundamental para a gestão transparente e eficaz dos condomínios. No entanto, nem todos os condôminos podem comparecer, e, para garantir sua representação, é comum o uso de procurações. Apesar de sua importância, as procurações estão entre os principais motivos de devolutivas de cartórios, gerando transtornos para administradoras e síndicos.

Primeiro precisamos compreender o que é procuração e qual o seu efeito legal, Vejamos:

Procuração: instrumento do mandato, ou seja, documento em que se outorga o mandato escrito, na qual se expressam os poderes conferidos.

Mandato: poder conferido por uma pessoa para que outrem faça por si e para si atos ou negócios, que deveria fazer, como se estivesse atuando pessoalmente.

Cumpre destacar que a procuração é um direito garantido por lei e tem o mesmo efeito do comparecimento pessoal do outorgante, ou seja, do proprietário que externou e confiou sua representação a determinada pessoa.  O Código Civil Brasileiro, legitima o uso de procurações em assembleias, seja qual for o seu propósito: eleições, aprovação de contas, aumento da taxa condominial, etc. Além disso, segundo a lei federal qualquer pessoa capaz pode receber procuração. 

A Convenção ou o Regimento Interno podem impor algumas regras próprias, como exigir a procuração com registro em cartório. A princípio, é liberado o uso desse instrumento de representação somente com a assinatura do outorgante.

Prevê o Código Civil Brasileiro:

Art. 653. Opera-se o mandato quando alguém recebe de outrem poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses. A procuração é o instrumento do mandato.

Art. 654. Todas as pessoas capazes são aptas para dar procuração mediante instrumento particular, que valerá desde que tenha a assinatura do outorgante.

• 1º O instrumento particular deve conter a indicação do lugar onde foi passado, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da outorga com a designação e a extensão dos poderes conferidos.
• 2º O terceiro com quem o mandatário tratar poderá exigir que a procuração traga a firma reconhecida.

Principais Problemas com Procurações em Assembleias:

1. As procurações podem ser rejeitadas por diversos motivos, sendo os mais comuns:
2. Ausência de Reconhecimento de Firma quando exigidas na Convenção ou no Regimento Interno.
3. Falta de Elementos Essenciais: Informações incompletas, como dados do outorgante e outorgado, ausência de data ou erros na descrição dos poderes concedidos, podem invalidar a procuração.
4. Procurações Genéricas ou Contrárias à Convenção e o Regimento Interno do Condomínio. As procurações precisam ser especificas e completas, como indicação de assembleia específica e proibição de substabelecimento.
5. Uso de Assinaturas Eletrônicas: As assinaturas eletrônicas simples não são aceitas, já as assinaturas eletrônicas que utilizam certificado digital ou que tenham a comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, por exemplo GOV.BR, são validas e reconhecidas legalmente.

Impactos da Rejeição das Procurações:

Quando uma procuração é recusada, os impactos podem ser significativos:

• Invalidação de Votos: Caso a procuração seja considerada irregular após a assembleia, as decisões tomadas podem ser questionadas judicialmente.
• Atraso nas Decisões Condominiais: Assembleias podem ser anuladas ou precisar de reavaliações, gerando demora na implementação de medidas importantes, como até o bloqueio das contas no caso das assembleias de eleição.
• Riscos Jurídicos para Administradoras e Síndicos: A responsabilidade pela validação das procurações pode recair sobre os gestores condominiais, podendo gerar questionamentos e até processos judiciais.

O que Administradoras e Síndicos Devem Observar:

Para evitar problemas com procurações, é essencial adotar algumas medidas preventivas:

• Verificar as Exigências da Convenção e Regulamento Interno: Alguns condomínios possuem regras específicas sobre a forma e validade das procurações.
• Exigir o Reconhecimento de Firma Quando Necessário: Isso evita questionamentos futuros sobre a autenticidade do documento.
• Checar se a Procuração Contém Todos os Dados Essenciais: Nome completo, CPF, endereço, poderes concedidos e data, são informações fundamentais.
• Esclarecer a Possibilidade de Assinaturas Eletrônicas: A legislação brasileira permite o uso de assinaturas eletrônicas certificadas para diversos atos, mas as assinaturas eletrônicas simples, podem ser contestadas. O ideal é que a convenção condominial ou no caso da omissão desta o Regimento Interno preveja essa possibilidade expressamente.
• Orientar os Condôminos com Antecedência: Disponibilizar modelos de procurações padronizadas, solicitar através do edital de convocação de assembleia para que enviem o documento com antecedência para validação, orientar e esclarecer as exigências pode evitar erros e retrabalho.
• Nas assembleias virtuais obrigatoriamente as procurações devem ser enviadas com antecedência para conferência e validação. 

Considerações Finais

As procurações são ferramentas essenciais para garantir a participação efetiva dos condôminos nas assembleias, mas exigem atenção quanto à sua formalização. Administradoras e síndicos devem estar atentos às regras e boas práticas para evitar transtornos e garantir a validade das decisões tomadas. Além disso, o avanço da digitalização traz novos desafios, como a aceitação de assinaturas eletrônicas, tornando essencial a atualização das Convenções e/ou regimentos internos para acompanhar essa evolução.

Dr. Luciano de Souza, OAB/PR 79.171, é advogado especialista em condomínios da CMBaiak & Advogados Associados.